Da Lentepubblica.it
Con la pubblicazione in Gazzetta ufficiale del decreto emanato dal ministero dell’Economia e delle finanze il 24 novembre 2025, viene introdotto un quadro operativo unico e dettagliato per la gestione delle sessioni processuali a distanza, ponendo le basi per un sistema più moderno, sicuro e coerente con l’evoluzione normativa degli ultimi anni.
Le nuove disposizioni, destinate ai giudizi di primo e secondo grado, definiscono un insieme di regole che regolano strumenti, procedure, responsabilità delle parti e modalità di documentazione del processo. Il provvedimento conferma Microsoft Teams come piattaforma ufficiale per i collegamenti e stabilisce che i dispositivi utilizzati debbano rispettare precise specifiche tecniche, pubblicate sul portale del Dipartimento della giustizia tributaria del Mef. L’obiettivo è garantire udienze fluide, accessibili e tutelate sotto il profilo della sicurezza informatica.
Visibilità, audio e tutela del contraddittorio
Il decreto ribadisce un principio fondamentale: la possibilità di partecipare da remoto non deve in alcun modo compromettere il pieno esercizio del diritto di difesa. Per questo motivo, ogni udienza deve svolgersi mediante un collegamento audiovisivo che consenta alle persone coinvolte di vedersi e ascoltarsi con chiarezza, evitando distorsioni che potrebbero incidere sul confronto tra le parti o sulla percezione dei giudici.
Il sistema di connessione funziona tramite un canale criptato e ospitato su data center situati all’interno dell’Unione europea, elemento che assicura il rispetto delle norme comunitarie sulla protezione dei dati.
Comunicazione del link e procedure di accesso
Una parte significativa della disciplina riguarda l’organizzazione delle convocazioni. Almeno tre giorni prima dell’udienza, la segreteria della Corte invia alle parti che hanno richiesto il collegamento a distanza un messaggio di posta elettronica contenente:
- il link personalizzato per accedere alla sessione,
- l’indicazione dell’orario fissato,
- le informazioni relative al trattamento dei dati personali previsto dal regolamento europeo.
Dal 1° gennaio 2026 il riferimento normativo per queste comunicazioni passa dal Dlgs 546/1992 al più recente Dlgs 175/2024. Ogni collegamento è strettamente individuale e non può essere ceduto o inoltrato, salvo nel caso in cui la parte sia rappresentata da un difensore delegato. I componenti del collegio giudicante, invece, accedono esclusivamente tramite gli indirizzi istituzionali, protetti da autenticazione a più fattori.
Controlli preliminari e divieto assoluto di registrazione
Prima di iniziare la discussione, il presidente del collegio o il giudice monocratico, insieme al segretario, deve verificare che la connessione funzioni correttamente. Se il collegamento dovesse interrompersi o risultare instabile, l’udienza può essere sospesa e, se il problema non è risolvibile, rinviata.
Uno dei punti più rigorosi del decreto riguarda la tutela della riservatezza: è vietato registrare la seduta con qualsiasi mezzo. La proibizione si estende anche all’uso della messaggistica integrata nella piattaforma, che potrebbe conservare tracce delle comunicazioni. Allo stesso modo, non è consentito depositare documenti tramite Teams o utilizzare applicazioni che lascino memorie digitali delle posizioni espresse durante il confronto o nella camera di consiglio.
Prima di iniziare la discussione, le parti devono dichiarare di trovarsi in un luogo dove non vi siano terzi non autorizzati e devono impegnarsi a non effettuare registrazioni. Tali attestazioni vengono riportate nel verbale.
Il processo verbale: come si redige nel nuovo sistema
Il verbale dell’udienza telematica è un documento digitale firmato elettronicamente dal presidente o dal giudice monocratico e dal segretario. In esso vengono indicati:
- le modalità con cui è stata accertata l’identità dei partecipanti,
- la conferma che ciascuno ha preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali,
- la volontà delle parti di svolgere l’udienza da remoto,
- le dichiarazioni relative alla riservatezza dell’ambiente da cui ciascuno si collega,
- l’indicazione che la sessione si è svolta in videoconferenza tramite la piattaforma indicata dal decreto.
Se il Sistema informativo della giustizia tributaria (Sigit) non è disponibile, il verbale viene redatto in formato cartaceo. In questo caso, la copia digitale è creata successivamente dal segretario, che ne attesta la conformità tramite firma elettronica qualificata. Sia la versione digitale sia quella informatica derivata dal cartaceo confluiscono nel fascicolo processuale.
Linee guida tecniche e sicurezza dei dati
Il Mef pubblicherà e aggiornerà periodicamente le linee guida che descrivono nel dettaglio le caratteristiche che devono possedere i dispositivi utilizzati da difensori e parti che si rappresentano da sole. Le misure di sicurezza informatica saranno oggetto di revisione costante, sulla base delle valutazioni d’impatto previste dal regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali.
La gestione tecnologica dell’intero sistema è affidata a Sogei, che agisce come responsabile del trattamento, secondo quanto stabilito dal regolamento Ue e dalle direttive del ministero.
Un periodo transitorio fino alla fine del 2025
Le nuove disposizioni si applicano solo alle udienze per le quali le comunicazioni partono dal 1° dicembre 2025. Fino al 30 novembre restano in vigore le regole introdotte nel 2020, utilizzate per le sessioni da svolgere entro il 31 dicembre di quest’anno. Questo periodo transitorio serve a garantire un passaggio uniforme e ad evitare disallineamenti nelle modalità di gestione delle udienze.